原則５ 最初の効果は作業の能率アップ

　さて電子メールの導入が一段落したら、次は多少なりともパソコン導入の効果が感じられる分野にトライしてみよう。

　比較的手がけやすいのは、従来手作業でやっていた部分をパソコン化することにより、作業の能率をアップさせる事だ。

１）パソコン導入の進め方

　進め方はこんな感じだ。

　まずは二週間のパソコン研修を受講した社内エキスパート達に、手作業が大変な仕事を選ばせて、それをパソコン化するのである。

　社内エキスパートが３人いるとすると、「我が社が手作業で制作している資料のうち、作るのが最も大変な資料を３種類挙げなさい。それをパソコンで制作して欲しい。一人一種類の資料に対応して、期限は今日から一週間でやること」

　上のポイントは、社内で制作している各種資料のうち、制作するのが最も煩雑な資料から着手すること、そしてそれを一週間でパソコン化すること、である。

２）煩雑な資料からパソコン化

　一つめの、煩雑な資料から着手すると言うのは、パソコン対応した時のメリット感がでやすいからである。

　パソコンの専門家ではない社内エキスパートが行う作業であるから、劇的に作業効率が向上するわけではない。それでも、最も煩雑な（＝最も時間がかかる）作業をパソコン化することにより、小さな効果でもそれが利益実感として感じやすいのだ。そうすると、従来その手作業を行っていた担当者から感謝されるし、社内エキスパートもやりがいを感じ、次の改善に向けて取り組もうと言う意欲が出てくるというものだ。

　繰り返すが、社内で一番煩雑な作業からパソコン化に着手することがポイントである。

３）一週間以内で対応

　そして二点目の、一週間以内でパソコン対応を完了させる事、と言うのは、一ヶ月とか二ヶ月とかの長い期間で対応すると、大抵は途中で挫折してしまうからだ。

　人間誰しも「今まで大変だった仕事を改善しろ」と言われると、ものすごい業務改善を考えてしまう。そうするとパソコンでやる部分もどんどん膨れて行って、結局スキル不足で担当者がギブアップしてしまうのだ。

　でも期間が一週間しかないと思えば、誰しもそんな大した事ができるとは考えない。

　自分のパソコン知識の範囲で「ちょっとした」改善を加えるしかない。

　しかしこの「ちょっとした改善」と言うのが大切なのである。「少し」パソコン化できれば、「少し」社内エキスパートのパソコンスキルも向上する。そして次の週にまた少し改善して、担当者がもう少しスキルアップする。こうして少しずつ少しずつ、社内エキスパートのスキルアップに合わせて、手作業がパソコン化されて行けばよいのだ。

　だから「社内で一番煩雑な資料を、一週間で少しだけパソコン化する」ことを繰り返せば、パソコン化のメリットも、社内エキスパートのスキルアップも、徐々に進めることができる。

　前にも述べたが、パソコン導入してから効果が実感できるまでには３年かかる。それまでは社内エキスパートの教育、スキルアップが出来ればよい、位の気持ちで、小さな改善を積み重ねて行くこと。

　パソコン導入すると直ぐに劇的な省力効果が出て、２〜３人分の人件費が省ける、なんて過剰な期待はくれぐれも持たないように。

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